Am zweiten Tag des Seminars zum KI-Compliance-Beauftragten habe ich nebenbei ein Dokument angelegt, das seitdem die Grundlage für unsere gesamte KI-Compliance ist: eine Liste aller KI-Systeme im Unternehmen. Ich hätte vorher auf drei Einträge getippt. Es wurden deutlich mehr.
Das ist die erste Lehre, bevor der Beitrag überhaupt anfängt: Ohne Liste weiß niemand, wie viel KI im eigenen Betrieb läuft. Auch nicht, wer die Werkzeuge selbst baut.
Warum ausgerechnet eine Liste zuerst?
Weil alles andere darauf aufbaut. Die KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025, dass Betriebe die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten unterstützen, und seit August 2026 Transparenz beim Einsatz von KI. Ab Dezember 2027 kommen umfangreiche Pflichten für Systeme in Personal, Bildung oder Kreditentscheidungen dazu. Jede dieser Pflichten beginnt mit derselben Frage: Welche Systeme sind gemeint?
Wer schulen will, muss wissen, wofür. Wer eine Betriebsvereinbarung schreibt, braucht eine Liste zulässiger Anwendungen. Wer wissen will, ob er Anbieter oder Betreiber ist, muss die Frage je System beantworten, nicht pauschal fürs Unternehmen. In unserem Inventar stehen deshalb drei verschiedene Rollen nebeneinander.
Im Aufbau eines Compliance-Systems ist das Inventar der Baustein „Risiken“. Ohne ihn bleiben Regelwerk, Schulung und Kontrolle leer.
Was gehört in einen Eintrag?
Wir haben die sieben Elemente aus dem Kurs übernommen und drei eigene ergänzt. Je System stehen im Inventar:
- Systembezeichnung
- Zweck
- Einsatzbereich
- Risikobewertung nach der KI-Verordnung
- Lizenzierung
- Regulatorische Anforderungen
- Infrastruktur, also wo es läuft
- Rolle: Anbieter oder Betreiber
- Datenschutz: Werden personenbezogene Daten verarbeitet, und wie
- Schulung: Wer muss dafür was können
Vorne eine Übersichtstabelle mit sechs Spalten: Nummer, System, Rolle, Risikoklasse, personenbezogene Daten ja oder nein, Status. Diese Tabelle ist das, was die Geschäftsführung liest. Der Rest ist Nachweis.
Was bleibt draußen?
Das Weglassen ist die eigentliche Kunst. Unsere drei Aufnahmeregeln:
Keine Bagatellen. Suchfunktionen, Rechtschreibkorrektur, der Sprachassistent auf dem Telefon kommen nicht hinein. Aufgenommen wird, was einen eigenen Account, eine eigene Instanz oder eigene Entwicklung hat. Wer alles aufnimmt, verstopft die Übersicht, und dann liest sie niemand mehr.
Abgrenzung dokumentieren. Rein regelbasierte Software ist kein KI-System, das sagt Erwägungsgrund 12 der Verordnung. Bei uns betrifft das mehrere Bereiche der Fertigungssteuerung, etwa eine Bildauswertung mit festen Schwellenwerten und den Preiskalkulator. Sie stehen in einem eigenen Abschnitt „Abgrenzung“ mit Begründung.
Ein Satz hält den Abschnitt lebendig: Würde eines dieser Systeme ein Modell bekommen, etwa eine Bildklassifikation statt fester Schwellen, wird es Eintrag im Inventar.
Rechtsstand festhalten. Oben im Dokument steht, auf welchem Stand die Einstufungen beruhen. Die Verordnung hat sich im Juli 2026 geändert, sie wird sich wieder ändern.
Eine Regel haben wir bewusst nicht aufgeschrieben: die Bagatellgrenze selbst. Ein dokumentierter Schwellenwert wird zur Ausrede.
Was steht bei uns drin?
Ohne Produktnamen und Vertragsdetails, in Kategorien:
- Assistenten für Büro und Entwicklung, mit Kundendaten im Spiel. Rolle: Betreiber.
- Unsere eigene KI-Instanz mit vorgeschaltetem Wächter, die wir auch Kunden bereitstellen. Rolle: Anbieter und Betreiber. Das einzige System, bei dem wir Anbieter sind.
- Eigene Entwicklungen ohne Personenbezug, etwa die Erzeugung von 3D-Modellen aus Text.
- Lokale Modelle für Bild und Sprache. Lokal heißt nicht regelfrei: Veröffentlichte KI-Bilder werden gekennzeichnet, Aufnahmen Dritter entstehen nur mit Einwilligung.
- Textentwürfe in der Kundenkommunikation, immer mit menschlicher Prüfung vor dem Versand, ohne Stimmungsanalyse und ohne automatisierte Entscheidung.
- Ein geplantes System als Platzhalter, damit es bei Inbetriebnahme nicht vergessen wird.
Kein Eintrag fällt unter die verbotenen Praktiken oder unter Anhang III. Das ist bei den meisten Betrieben so, und es ist beruhigend. Aber man weiß es erst, wenn man die Liste hat.
Was ein Inventar typischerweise zutage fördert
Drei Punkte tauchen in fast jedem Inventar auf, und es lohnt sich, sie von Anfang an als Spalten mitzudenken:
Die Lizenzfrage beim meistgenutzten Werkzeug. Gelten Verbraucher- oder Unternehmensbedingungen? Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor? Ist die Nutzung der Eingaben fürs Training abgeschaltet? Das Werkzeug, das ein Betrieb am längsten nutzt, ist oft das mit der ältesten Vertragsgrundlage. Im Kurs hieß es, das sei der häufigste Punkt überhaupt, und das Inventar macht ihn zur Routineprüfung.
Die eigene Datenschutzerklärung. Wer KI im Support oder in der Kommunikation einsetzt, braucht dafür einen Absatz in seinen Datenschutzerklärungen. Ein Inventar findet nicht nur Systeme, es zeigt auch, welche Texte dazu gehören.
Regeln aus anderen Rechtsgebieten. Bei der Transkription steht bei uns die Einwilligung nach § 201 StGB, nicht die KI-Verordnung. Ein KI-Inventar ist keine reine KI-Verordnungs-Übung. Es zieht Datenschutz, Strafrecht, Lizenzrecht und Urheberrecht mit herein, und das ist seine Stärke: eine Liste, an der alle Rechtsgebiete hängen.
Dazu kommt der Nutzen, den man erst hinterher sieht: Solange es kein Inventar gibt, kann ein Unternehmen auf dieselbe Frage zwei Antworten haben, etwa zur Rolle als Anbieter oder Betreiber. Mit der Liste gibt es eine, je System, mit Datum und Begründung.
Wie fängt man an?
Nicht am Schreibtisch. Die Liste entsteht durch Fragen: Wer hat welches Konto, wofür, seit wann, wer zahlt es. Die Antworten überraschen, und zwar in jeder Abteilung. Danach je System die zehn Felder, die Abgrenzung für alles, was nur so aussieht wie KI, und ein Termin im Kalender für den nächsten Review.
Unser Dokument ist an einem Tag entstanden und wird halbjährlich gepflegt, gemeinsam mit dem Register der externen KI-Dienste, damit beide denselben Stand haben. Fertig ist ein Inventar nie. Gepflegt muss es sein.
Veröffentlicht am 12. September 2026.